Natłok codziennych zadań sprawia, że często czujemy się przytłoczeni i chętniej odkładamy ich realizację na inny czas. W rezultacie niedokończone projekty tylko się nawarstwiają, co powoduje niepotrzebny stres i frustrację, dlatego w tym artykule chcemy Ci zaprezentować 10 metod, które możesz wdrożyć już dziś, aby poprawić swoje zarządzania czasem.
Jak skutecznie zarządzać czasem?
Jeśli czujesz, że masz trudności z organizacją obowiązków zawodowych i domowych, wypróbuj poniższe techniki. W Minucie Osiem sami z nich korzystamy!
Technika Pomodoro
Polega na podzieleniu czasu pracy na trzy 25-minutowe bloki, rozdzielone 5-minutowymi przerwami. Po zakończeniu wszystkich bloków zaplanuj dłuższą przerwę, trwającą około 20 minut.
Metoda ABC
Celem tej metody jest uporządkowanie zadań według ważności, nadając im odpowiednie rangi:
● A – zadania najważniejsze, kluczowe do wykonania.
● B – zadania mniej ważne, ale nadal istotne.
● C – zadania najmniej ważne, które możesz wykonać, gdy masz chwilę wolnego czasu.
Praca na blokach czasowych
Metoda znana też jako Time Blocking polega na podzieleniu dnia na bloki czasowe, z których każdy jest przeznaczony na konkretne zadanie. Przykładowo od 8:00 do 9:00 odpowiadasz na maile, między 9:00 a 12:00 pracujesz nad ofertami, a od 12:00 do 12:30 jesz posiłek. W trakcie każdego bloku koncentrujesz się wyłącznie na jednym zaplanowanym zadaniu.
Metoda Time Boxing
Często mylona z metodą na blokach czasowych. W odróżnieniu od niej na dane zadanie przeznaczasz określony czas np. godzinę. Gdy czas minie, przechodzisz do kolejnego zaplanowanego zadania niezależnie od tego, czy wcześniejsze zostało ukończone.
Technika „zjedz żabę”
Z angielskiego Eat That Frog. Wg jej założeń rozpocznij dzień od wykonania najtrudniejszego lub najmniej przyjemnego zadania. Dzięki takiemu sposobowi zarządzania czasem uporasz się z cięższymi obowiązkami na początku dnia, co pozwoli Ci łatwiej przejść do kolejnych czynności.
Reguła 2 minut
Jest to jedna z najprostszych i najskuteczniejszych metod zarządzania czasem. Polega na natychmiastowym wykonaniu każdego zadania, które można zrealizować w maksymalnie 2 minuty.
Metoda Zero Inbox
Ta metoda pozwoli Ci utrzymać porządek w skrzynce mailowej dzięki grupowaniu wiadomości. Przeglądając mail, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
● Usuń lub zarchiwizuj niepotrzebne maile.
● Jeśli to możliwe oddeleguj zadania z maila innej osobie.
● Odpowiedz na maila od razu, jeśli wiadomość wymaga krótkiej lub szybkiej odpowiedzi.
● Zaznacz lub przenieś do osobnego folderu maile, na które odpowiedź będzie wymagała więcej czasu i pracy.
Zasada 1-3-5
Ta zasada pomaga efektywnie planować poszczególne codzienne obowiązki i polega na wyznaczeniu:
● 1 większego zadania, które wymaga dużego zaangażowania i pracy.
● 3 mniej czasochłonnych, lecz równie istotnych zadań.
● 5 drobnych zadań, które można szybko zrealizować.
Metoda Ivy Lee
To jedna z najstarszych metod zarządzania czasem, która powstała na początku XX w. Polega na stworzeniu wieczorem listy 6 zadań do zrealizowania na kolejny dzień, a następnie uszeregowaniu ich od najważniejszego do najmniej istotnego. Każde kolejne zadanie możesz zacząć wykonywać dopiero wtedy, kiedy w pełni ukończysz poprzednie.
Metoda Kanban
Jeśli chcesz skorzystać z tej metody, narysuj na tablicy lub kartce 3 kolumny:
● 1 – zadania do zrobienia.
● 2 – zadania obecnie realizowane.
● 3 – zadania ukończone.
Na samoprzylepnych karteczkach wypisz swoje zadania, a następnie przyklejaj je do odpowiednich kolumn wraz z postępem ich realizacji. Jeśli dopiero zaczynasz pracować nad efektywnym zarządzaniem czasem, nie próbuj wdrażać wszystkich metod naraz. Skup się na 2-3 technikach, które najlepiej pasują do Twojego stylu pracy. Zbyt szybkie wprowadzanie wielu zmian może prowadzić do zniechęcenia i przytłoczenia.
Bibliografia:
1.Allen J., 10 Methods of Time Management At Work, BusinessPundit,
https://www.businesspundit.com/methods-of-time-management-at-work/
2.University of St. Augustine for Health Sciences, 9 Proven Time Management
Techniques and Tools | USAHS, https://www.usa.edu/blog/time-management-
techniques/
3.Wells R., How To Improve Your Time Management Skills In 2024, Forbes,
https://www.forbes.com/sites/rachelwells/2024/01/18/how-to-improve-your-time-
management-skills-in-2024/
